覚書とは？
ビジネスの場面では「覚書（おぼえがき）」という文書を交わすことがよくあります。特にフリーランスとしてクライアントと業務を進める際や、企業同士で合意事項を確認する場合に使用されることが多いです。本稿では、覚書の意味や役割、作成時の注意点を解説します。
- 覚書とは？
覚書とは、当事者間で合意した事項を簡易的に文書化したものです。正式な契約書とは異なり、主に以下のようなケースで使用されます。
- 契約内容の一部変更や追加事項の確認
- 口頭での合意内容を文書で補完するため
- 細かな取り決め事項を確認・記録するため
覚書自体にも法的な効力がありますが、事実関係や合意内容を記録しただけの場合は法的拘束力が弱くなることがあります。効力を持たせるためには内容が具体的で明確であることが重要です。
契約書と覚書の違い
- 契約書：当事者間で取り決めた事項を法的に拘束するために作成する正式な文書。通常、業務の範囲、報酬、納期、契約期間、契約解除の条件などが明記されます。
- 覚書：契約書とは異なり、主に合意内容の確認や一部変更を記録するために作成される文書で、補完的な役割を持つことが多いです。
- 覚書を作成する意義とメリット
覚書を作成することには、以下のようなメリットがあります。
- 変更内容の柔軟な補完：契約書の一部変更や追加をスムーズに対応できる。
- 証拠の保全：合意内容を記録することで、後日のトラブルを防ぐ。
- 法的効力の確保：内容が具体的かつ明確で、署名・押印がある場合、覚書にも法的効力が認められる。
- 認識の一致を確保：記録として残るため、認識のズレを防ぎやすい。
- 契約書の補足機能：正式な契約書でカバーしきれない細かな取り決めを補完できる。
- ビジネスにおける覚書の重要性
ビジネスの場面では、具体的にどのようなときに重要な役割を果たすのでしょうか。一例としてフリーランスの場合と、企業側の場合で考えると下記が挙げられます。
フリーランスの場合：
- 業務内容の追加や変更：契約締結後に新たな業務が発生した場合に、追加の取り決めを明文化する。
- 納期の調整や報酬の変更：状況に応じた変更内容を記録し、誤解を避ける。
- 継続的な業務の確認：準委任契約において、業務範囲の確認や条件変更を行う際に便利。
企業側（発注側）の場合：
- 業務範囲の再確認：契約後の追加業務や修正事項を文書で明確にする。
- 変更内容の記録：業務内容や報酬に変更があった際に、その内容を確認する。
- 業務委託契約との組み合わせ：契約書で定められなかった細かな取り決めを覚書で補完する。
- 覚書作成時のポイント
覚書を作成する際に注意すべきポイントは以下の通りです。
- 内容を具体的に記載する – 「業務内容の変更」「報酬の調整」など、曖昧な表現を避ける。
- 合意事項を明確にする – 「変更後の内容」や「有効期間」などをしっかり明記する。
- 署名や押印を行う – 法的効力を持たせるために、双方の署名または押印を行うことが望ましい。
- 正式な契約書との関係を明記する – 契約書を補完するものであることを明確にする。
- まとめ
覚書は、正式な契約書を補完する重要なツールです。特にフリーランスとして活動している場合、業務内容の追加や条件変更が発生することがあるため、口頭確認ではなく、覚書を用意することでトラブルを防止できます。また、企業側も業務委託契約書と合わせて覚書を活用することで、業務内容の調整をスムーズに行うことができます。
覚書を作成する際は、内容を具体的かつ明確に記載し、必要に応じて専門家のアドバイスを受けるようにしましょう。
